5 Tipps für einen produktiven Arbeitstag

Beginnst du das neue Jahr auch gerne mit guten Vorsätzen und dem Plan, neue Gewohnheiten zu etablieren? Dein Persönlicher Kalender kann dich hierbei gut unterstützen und außerdem haben wir heute fünf Tipps für dich, mit denen du deinen Arbeitstag 2020 endlich effektiver gestaltest.

#Bullet Journaling #Planung

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Beginnst du das neue Jahr auch gerne mit guten Vorsätzen und dem Plan, neue Gewohnheiten zu etablieren?

Dein Persönlicher Kalender kann dich hierbei gut unterstützen und außerdem haben wir heute fünf Tipps für dich, mit denen du deinen Arbeitstag 2020 endlich effektiver gestaltest.

1. Zeit richtig einschätzen

Oftmals glauben wir, dass eine Aufgabe weniger Zeit in Anspruch nimmt, als sie es dann tatsächlich tut. Wir sind Zeitoptimisten und landen schnell in der Bredouille, weil wir es nicht schaffen, alle Dinge rechtzeitig zu erledigen. Unser Gehirn kann vieles, aber Zeit korrekt einzuschätzen gehört leider nicht dazu.


Umgekehrt genauso: Bei einigen Aufgaben sagt unser Gehirn: ”Dafür hast du jetzt keine Zeit.” Die Wahrheit ist, dass wir in diesem Moment eigentlich keine Lust haben, diese Aufgabe zu erledigen.

Blocke dir für diese Fälle am besten Zeitfenster in deinem Kalender, damit du endlich auch die lästigsten Aufgaben anfängst.

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2. Pausen und Pomodoro

Mach Pausen! Nicht ständig natürlich, aber nach ca. 1-1,5 Stunden Arbeitszeit. Etwa so lange kann dein Gehirn konzentriert arbeiten, bis du ihm am besten eine kurze Pause gönnst. Pausen sind genauso wichtig wie die Zeit, in der du arbeitest.


Eine gute Methode, mit der du Pausen in deinen Arbeitstag integrierst, ist die sogenannte Pomodoro-Technik. Eine Suche im Netz nach Pomodoro zeigt dir viele Tipps und Tools, mit denen du diese Methode erfolgreich anwendest. Auf www.petrabrask.se findest du auf Englisch ebenfalls alles, was du über diese Technik wissen musst.

3. Reflektieren und vorbereiten

Überlege dir vorher, welche Aufgaben besonders wichtig sind und notiere sie in deinem Kalender. Eine kleine Checkliste, in der du wichtige Arbeitsschritte vermerkst, kann dir dabei helfen. So kannst du sie nacheinander abhaken – ein großartiges Gefühl!

Nimm dir jeden Tag etwas Zeit, um über deine Aufgaben nachzudenken: Welche Prioritäten solltest du setzten, worauf solltest du dich konzentrieren? Diese Zeit zum Nachdenken ist wichtig – sie liefert dir einen guten Überblick und motiviert dich.


Jeden Freitag nimmst du dir am besten zusätzlich Zeit für alle Aufgaben, die in der darauffolgenden Woche und im nächsten Monat anstehen. Schreibe eine kleine Zusammenfassung, was du in dieser Woche alles erledigen konntest und konzentriere dich auf die Dinge, die du erreicht hast und nicht darauf, wofür du keine Zeit hattest.

4. Überlege dir Strategien für Meetings, Mails und Menschen

Ständig Mails, Meetings und Kollegen, die dich von der Arbeit abhalten? Damit bist du nicht allein! Und obwohl diese Dinge essenzieller Bestandteil unser aller Arbeit ist, haben viele Unternehmen inzwischen Methoden entwickelt, mit denen sie versuchen, diese Zeitdiebe zu minimieren. Sie versuchen teilweise z. B., Meetings auf eine Dauer von 45 Minuten zu begrenzen.

Am besten überlegst du dir schon vor einem Meeting, worum es gehen soll und was das Ziel ist. Lege dir eine klare Agenda zurecht und Start- und Endzeit fest. Weise den einzelnen Teilnehmern deutliche Rollen zu wie Protokollverantwortlicher, Leiter des Meetings oder Zeitnehmer. Lasst diese Rollen am besten in anderen Meetings rotieren. So bleiben eure grauen Zellen in Bewegung und eure Meetings lebendig. Wechselt auch mal den Raum oder probiert z. B. Walk & Talk.

Mach dir klar, dass dein Mail-Postfach kein Telefon ist. Auch hier kann eine vorher mit deinem Team vereinbarte Strategie hilfreich sein: Wie schnell und zu welchen Tageszeiten sollst du auf Mails antworten?


Auf jeden Fall ist es wichtig, dass du dir überlegst, wie du mit Ablenkungen und kleinen Unterbrechungen umgehst. Hast du ein eigenes Büro? Super! Schließe die Tür, wenn du nicht gestört werden möchtest. Sitzt du in einem Großraumbüro? Auch kein Problem! Setze dir Kopfhörer auf, um zu zeigen, dass du nicht gestört werden möchtest.

Und noch etwas: Trage in deinen Kalender auch Termine für dich selbst ein: KMA (Keine Meetings, Arbeit) und OBG (Ohne besonderen Grund) könnten mögliche Abkürzungen sein. Achte darauf, diese Termine einzuhalten, um konzentriert arbeiten zu können und Zeit für Selbstreflexion zu haben.

5. FOMO und JOMO

Schaust du auch ständig auf dein Handy und befürchtest, etwas zu verpassen? Dann geht es dir wie den meisten von uns. Wir alle leiden an FOMO: Fear Of Missing Out, der angeborenen Angst, etwas zu verpassen. Während wir uns also zu sehr damit beschäftigen, was alle anderen machen und was um uns herum passiert, verpassen wir unser eigenes Leben. Lasst uns endlich umschalten auf JOMO – Joy Of Missing Out!

Wie das gelingt? Ganz einfach: Schalte alle Push-Notizen aus und schaue stattdessen nur zu bestimmten Zeiten am Tag auf dein Handy.

Sorge außerdem dafür, dass dein Handy nachts lieber im Flur statt im Schlafzimmer auflädt. So vermeidest du, auf dein Handy zu starren, wenn du eigentlich entspannen und schlafen solltest.

Lege dein Handy während aller Mahlzeiten beiseite und ebenfalls, wenn du Zeit mit Familie oder Freunden verbringst. Mach dein obligatorisches Foto schnell am Anfang, und dann: weg mit dem Handy!

Zu Anfang werden dir diese Dinge bestimmt schwerfallen, aber nach kurzer Zeit wirst du merken, dass du viel mehr Zeit für dich hast! Mehr Zeit fürs Musikhören, Bücherlesen, Freunde treffen oder auch Spaziergänge. Wichtige Zeit, in der dein Gehirn die Dinge verarbeiten kann, die du bereits erlebt oder noch vor dir hast.

Petra Brask, Autorin und Expertin für Effektivität und Zeitmanagement